ورودی های مجله حسابداری

ورود به مجله حسابداری روشی است که برای وارد کردن معامله حسابداری در سوابق حسابداری یک تجارت استفاده می شود. سوابق حسابداری در دفترچه عمومی جمع می شوند ، یا ممکن است ورودی های مجله در انواع مختلفی از افراد فرعی ثبت شود که بعداً به دفترچه عمومی منتقل می شوند. این اطلاعات سپس برای ساخت صورتهای مالی از پایان دوره گزارش استفاده می شود.

هر زمان که یک معامله حسابداری ایجاد کنید ، حداقل دو حساب همیشه تحت تأثیر قرار می گیرند ، با ورود بدهی در برابر یک حساب و ورود اعتبار در برابر حساب دیگر ثبت می شود.

قوانین ورود ژورنال

در یک ژورنال باید حداقل دو مورد خط وجود داشته باشد ، اگرچه هیچ حد بالایی برای تعداد موارد خط که می تواند گنجانده شود وجود ندارد. یک ورودی ژورنال دو خطی به عنوان یک ورود به ژورنال ساده شناخته می شود ، در حالی که یکی از موارد خط بیشتر به عنوان ورودی مجله مرکب نامیده می شود.

مبلغ بدهی ها و اعتبارات برای هر معامله باید همیشه با یکدیگر برابر باشد ، به طوری که همیشه معامله حسابداری "در تعادل" است. اگر معامله در تعادل نبود ، پس امکان ایجاد صورتهای مالی امکان پذیر نیست. بنابراین ، استفاده از بدهی ها و اعتبارات در قالب ضبط معاملات دو ستونی ضروری ترین همه کنترل ها در مورد دقت حسابداری است.

ورود ژورنال بهترین شیوه ها

یک شرکت ممکن است فقط در یک دوره گزارش دهی از بسیاری از مدخل های ژورنال استفاده کند ، بنابراین بهتر است از تعداد بیشتری از مدخل های مجله ساده نسبت به تعداد کمتری از ورودی های مجله مرکب استفاده کنید تا روشن شود که چرا ورودی ها ساخته می شوند. این زمانی مفید است که ورودی های ژورنال در تاریخ بعدی مورد بررسی قرار می گیرند ، و به ویژه هنگامی که توسط حسابرسان مورد بررسی قرار می گیرند.

چه کسی ورودی های ژورنال را ایجاد می کند؟

در یک محیط حسابداری کوچکتر ، حسابدار ممکن است ورودی های ژورنال را ضبط کند. در یک شرکت بزرگتر ، یک حسابدار عمومی به طور معمول مسئولیت ضبط مدخل های ژورنال را بر عهده دارد و از این طریق کنترل نحوه ثبت ورودی های ژورنال را کنترل می کند.

قالب ورود ژورنال

حداقل ، یک ورودی ژورنال حسابداری باید شامل مؤلفه های زیر باشد:

حساب هایی که باید بدهی ها و اعتبار آنها ثبت شود

تاریخ ورود

دوره حسابداری که باید در آن مجله ثبت شود

نام شخصی که ورودی را ضبط می کند

هر مجوز مدیریتی (ها)

یک شماره منحصر به فرد برای شناسایی ورودی ژورنال

این که آیا ورودی یک ورودی یک بار ، یک ورودی مکرر یا یک ورودی معکوس است.

ممکن است لازم باشد که مستندات گسترده را به ورودی مجله وصل کنید تا اثبات کنید که چرا ضبط می شود. حداقل ، شرح مختصری از ورود ژورنال را ارائه دهید.

انواع ویژه مدخل های حسابداری

دو نوع ورودی ویژه مجله حسابداری وجود دارد که ورودی معکوس و ورودی مکرر است.

ورود به مجله

ورود مجله معکوس یکی از مواردی است که در دوره گزارش زیر به صورت دستی معکوس می شود ، یا در دوره گزارش زیر به طور خودکار توسط نرم افزار حسابداری معکوس می شود.

ورود به مجله مکرر

ورود به مجله مکرر یکی از مواردی است که در هر دوره گزارشگری پی در پی تکرار می شود ، تا اینکه به تاریخ خاتمه برسد. این کار می تواند به صورت دستی انجام شود ، یا می تواند برای اجرای خودکار در یک سیستم نرم افزاری حسابداری تنظیم شود.

نمونه ای از ورود ژورنال حسابداری

شرکت آرنولد محصولی را به مبلغ 1000 دلار پول نقد به مشتری می فروشد. این منجر به درآمد 1000 دلار و پول نقد 1000 دلار می شود. آرنولد باید افزایش حساب نقدی (دارایی) را با بدهی و افزایش حساب درآمد با اعتبار ثبت کند. ورودی:

شرکت آرنولد همچنین با اعتبار 15000 دلار دستگاه خریداری می کند. این نتیجه علاوه بر حساب دارایی های ثابت ماشین آلات با بدهی و افزایش حساب قابل پرداخت (بدهی) با اعتبار است. ورودی:

ورود به ژورنال نامتعادل

اگر یک ژورنال در جایی ایجاد شود که مبلغ بدهی و اعتباری یکسان نباشد ، به این یک ورودی ژورنال نامتعادل گفته می شود. اگر سعی در ورود به مجله نامتعادل به سیستم حسابداری رایانه دارید ، کنترل های بررسی خطا در نرم افزار احتمالاً ورود را رد می کند. با این حال ، اگر یک ورود به ژورنال نامتعادل را در یک سیستم حسابداری دستی ایجاد کنید ، نتیجه یک تراز آزمایشی نامتعادل خواهد بود ، که به نوبه خود به این معنی است که ترازنامه تعادل نخواهد داشت. ورود ژورنال زیر نامتعادل است. توجه داشته باشید که کل بدهی کمتر از کل اعتبار است. در چنین مواردی ، شما باید قبل از صدور صورتهای مالی ، ورود به ژورنال نامتعادل را اصلاح کنید.

کلاهبرداری در مجله

این بسیار رایج تر است که حسابداران از طریق استفاده از ورودی های ژورنال مرتکب کلاهبرداری شوند تا از طریق استفاده از معاملات متداول مانند ضبط فاکتورهای تأمین کننده و ایجاد فاکتورهای مشتری. دلیل این امر این است که این معاملات متداول دارای سیستم کنترل هایی است که در اطراف آنها ساخته شده است که برای شناسایی انواع موضوعات طراحی شده است. برعکس ، کنترل های کمتری نسبت به ورودی های ژورنال وجود دارد ، که باعث می شود شخصی برای ایجاد یک معامله کلاهبرداری آسان تر شود. اگر مبلغ ثبت شده غیرمادی در نظر گرفته شود ، این معاملات به ویژه دشوار است ، در این صورت حسابرسان بعید به نظر می رسد که تخلفات را مشخص کنند.